EventPics Alternative: Was Unternehmen in der EU stattdessen prüfen sollten

EventPics ist ein vernünftiger Ausgangspunkt für Event-Fotos in der EU. Es gehört zu den wenigen Tools in diesem Markt, die Daten standardmäßig in der EU hosten, es wird von einem europäischen Unternehmen betrieben, Gäste laden ohne App hoch, und der Einstiegstarif ist kostenlos. Für ein einzelnes internes Meeting oder ein kleines Team-Event erledigt es die Kernaufgabe — Fotos per QR-Code einsammeln, an einem Ort bündeln, später herunterladen.

Aber „Ausgangspunkt" ist das entscheidende Wort. In dem Moment, in dem ein Unternehmen in der EU über das eine lockere Event hinausgeht — hin zu einer gebrandeten Konferenz, einem wiederkehrenden Programm von Firmenveranstaltungen, einer Agentur, die das Einsammeln von Fotos an Kunden weiterverkauft, oder irgendetwas, das durch den Einkauf muss — ändern sich die Anforderungen. Plötzlich braucht man Dinge, für die EventPics nie gebaut wurde: die eigene Marke statt der fremden, einen unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) statt einer Datenschutzseite, Moderation, bevor Gästeinhalte live gehen, und ein Preismodell, das zu einem Unternehmen passt und nicht zu einem Hobby.

Dieser Leitfaden richtet sich an die Menschen, die diese Entscheidung treffen: Eventmanager, HR- und interne Kommunikationsteams sowie B2B-Reseller in der EU, denen die Idee von EventPics gefällt, die aber den Verdacht haben, dass sie ihm entwachsen sind. Er vergleicht EventPics mit den Anforderungen, die ein Unternehmen in der EU tatsächlich hat — Branding, Compliance-Unterlagen, Moderation und kommerzielle Passung — und erklärt, wo Gathmo genau für diese Lücken gebaut ist. Preise und Funktionen unten stammen von den jeweils aktuellen Seiten der Anbieter, erfasst am 08.06.2026; bitte vor dem Kauf erneut prüfen, denn Preise ändern sich.

Eine Anmerkung zur Fairness. Dies ist ein Vergleich, der von einem Wettbewerber geschrieben wurde. Deshalb haben wir uns auf überprüfbare Fakten beschränkt: die veröffentlichten Preise und den Funktionsumfang von EventPics sowie die eigene Produktspezifikation von Gathmo. Wo EventPics etwas wirklich gut macht — EU-Hosting, ein kostenloser Tarif, ein sauberer Upload-Flow ohne App — sagen wir das auch. Das Ziel ist, Ihnen zu helfen, ein Tool zu einer Anforderung zu finden, und nicht, Ihnen ein völlig gutes Produkt für eine Aufgabe auszureden, zu der es tatsächlich passt.

EventPics (betrieben von der Aigner Software e. U., einem österreichischen Unternehmen) ist ein QR-Code-Tool für Event-Fotos mit einem wirklich nützlichen Kern. Gäste scannen einen Code und laden Fotos und Videos direkt aus dem Browser hoch — ohne App-Installation und ohne Anmeldung der Gäste, was die mit Abstand wichtigste Funktion ist, um nicht-technische Teilnehmer tatsächlich zum Mitmachen zu bewegen. Es bietet eine Live-Diashow, unterstützt eine mehrsprachige Gäste-Oberfläche, lässt alles als ZIP im Stapel herunterladen und — für diesen Markt ungewöhnlich — hostet die Daten in der EU, was in dem Moment zählt, in dem die Menschen auf Ihren Fotos identifizierbare Mitarbeiter oder Kunden sind.

Die Preisgestaltung ist abonnementbasiert und wird in Euro abgerechnet: ein kostenloser Tarif für €0, dann nach Speicherplatz gestaffelte Premium-Tarife zu 4,99 €/Monat (10 GB), 9,99 €/Monat (25 GB), 14,99 €/Monat (50 GB) und 19,99 €/Monat (100 GB), wobei ein 200-GB-Tarif zu 24,99 $/Monat nur über den App Store verfügbar ist (alles Stand Juni 2026). Für eine Einzelperson oder ein sehr kleines Team, das gelegentlich ein Event veranstaltet und EU-Hosting möchte, ohne viel zu zahlen, ist das ein faires Angebot.

Dieser Artikel sagt also nicht „EventPics ist schlecht." Er sagt: „EventPics ist für einen privaten oder leichten Anwendungsfall gebaut, und ein Unternehmen hat eine andere Liste von Anforderungen." Hier trennen sich diese Liste und dieses Produkt.

Vier Gründe kommen immer wieder auf, und sie decken sich fast genau mit dem Unterschied zwischen einem Consumer-Tool und einem Business-Tool.

Für ein Unternehmen ist die Galerie, die Ihre Gäste sehen, eine Markenfläche. Bei einer kundenorientierten Konferenz oder einem Kunden-Event untergräbt ein Album, das den Produktnamen eines anderen trägt — statt Ihres Logos, Ihrer Farben und idealerweise Ihrer eigenen Domain — den Eindruck, den Sie sich mit dem Eventbudget erarbeitet haben. Für eine Agentur ist es mehr als kosmetisch: Wenn Sie das Einsammeln von Fotos an Ihre eigenen Kunden weiterverkaufen, muss das Tool hinter Ihrer Marke verschwinden — sonst bewerben Sie auf jedem Bildschirm Ihren Lieferanten.

EventPics bietet laut seinem eigenen veröffentlichten Funktionsumfang kein White-Label und keine Entfernung des Brandings — die Branding-Tiefe ist mit keine erfasst, und es gibt keine Option für eine eigene Domain. Für ein Consumer-Produkt ist das eine vertretbare Entscheidung. Für jedes Unternehmen oder jede Agentur, die das Erlebnis nach sich aussehen lassen muss, ist es ein hartes Ausschlusskriterium.

EU-Hosting ist der Anfang einer Compliance-Geschichte, nicht ihr Ganzes. Wenn ein externes Tool Fotos Ihrer Mitarbeiter und Gäste in Ihrem Auftrag und nach Ihren dokumentierten Weisungen verarbeitet, ist die Beziehung die zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter, und Artikel 28 Abs. 3 DSGVO verlangt, dass sie durch einen verbindlichen schriftlichen Vertrag — einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt wird, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datentypen und Kategorien betroffener Personen sowie einen festgelegten Satz an Pflichten des Auftragsverarbeiters festlegt (Verarbeitung nur auf Ihre Weisung, Vertraulichkeit, Sicherheit nach Art. 32, Bedingungen für Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung oder Rückgabe der Daten am Ende der Leistung sowie Duldung von Audits).

Eine Datenschutzerklärung ist nicht dieser Vertrag. Für einen Einkauf oder eine rechtliche Prüfstelle im Unternehmen lässt „wir hosten in der EU" ohne einen angebotenen AVV das wichtigste Dokument ununterschrieben — und EventPics bewirbt keinen AVV als Teil seines Produkts. Der EU-Standort ist hier real und wertvoll; er ist schlicht nicht dasselbe wie die Unterlagen nach Art. 28, die ein Business-Käufer in die Akte legen muss.

Bei einem öffentlichkeitswirksamen oder großen Firmenevent kann alles, was ein Gast hochlädt, auf einem geteilten Bildschirm oder in einer Galerie landen, die Ihre Marke repräsentiert. Die meisten Unternehmen wollen ein Tor: die Möglichkeit, Inhalte zu prüfen und freizugeben, bevor sie live gehen, idealerweise mit automatischer Vorprüfung, um die offensichtlichen Probleme abzufangen. Der veröffentlichte Funktionsumfang von EventPics führt keine KI-Moderation auf. Für ein internes Team-Event mag das ein akzeptables Risiko sein; für eine Messe-Fotowand auf der Keynote-Bühne vor Kunden ist ein unmoderierter Feed die Art von Sache, die in einem Vorfallbericht endet.

Das nach Speicherplatz gestaffelte Monatsabo von EventPics ist darauf ausgelegt, wie viel eine einzelne Person speichert, nicht darauf, wie ein Unternehmen oder eine Agentur ein Programm von Veranstaltungen betreibt. Es gibt keinen Reseller- oder Agentur-Tarif, keinen Mehrkunden-Workspace, keine eigene Domain pro Kunde — die Bausteine, die ein Unternehmen braucht, um viele gebrandete Events für unterschiedliche Zielgruppen durchzuführen. Wenn Sie über Ihr erstes Event hinaus sind, beginnt die kommerzielle Form des Produkts, gegen Sie zu arbeiten.

Keiner dieser Punkte ist ein Fehler für die Zielgruppe, die EventPics anspricht. Es sind schlicht die vier Dinge, die ein privates Tool von einem für Unternehmen trennen — und die vier Gründe, aus denen Unternehmen in der EU anfangen, nach einer Alternative zu suchen.

Hier ist der Vergleich auf den Dimensionen, die ein Business-Käufer tatsächlich abwägt. Beide Tools hosten in der EU und beide lassen Gäste ohne App und ohne Anmeldung hochladen — die Tabelle konzentriert sich daher darauf, wo sie auseinandergehen.

EventPics-Angaben von eventpics.net; Gathmo-Angaben aus der Produktspezifikation. Beide erfasst am 08.06.2026.

Zwei Ehrlichkeitshinweise zu Gathmo, denn ein Käufer sollte sie vorab hören. Gathmo bietet zum Start keine Gesichtserkennung / Gesichtssuche und kein RSVP — beides sind Punkte auf der Roadmap für Phase 2. Speziell bei der Gesichtssuche ist das Fehlen für einen Unternehmenskäufer wohl eher ein Vorteil: Gewöhnliche Fotogalerien, die keine Gesichts-Templates bilden, vermeiden die verschärfte, gesonderte Pflicht zur ausdrücklichen Einwilligung, die Gesichtsabgleich auslöst — denn ein Foto wird erst dann zu biometrischen Daten nach Artikel 9, wenn es „mit speziellen technischen Mitteln" verarbeitet wird, „die die eindeutige Identifizierung" einer Person ermöglichen. Wenn die selfie-basierte Fotosuche für Sie heute eine zwingende Anforderung ist, ist weder EventPics noch Gathmo Ihr Tool — und das sollten Sie jetzt wissen.

Wenn Sie EventPics ersetzen oder davon aufrüsten, bewerten Sie Kandidaten anhand der Anforderungen, die Sie zur Suche getrieben haben — nicht anhand abstrakter Funktionslisten. Eine praktische Checkliste:

Führen Sie jeden Kandidaten — Gathmo eingeschlossen — durch diese sechs Punkte, und die richtige Antwort für Ihre Situation ergibt sich schnell.

Gathmo behält die beiden Dinge, die EventPics richtig macht — den EU-Datenstandort und einen Upload-Flow ohne App, ohne Anmeldung — und ist rund um die vier Lücken gebaut, die Unternehmen auf die Suche nach einer Alternative schicken.

Markenkontrolle, einschließlich echtem White-Label. In den Pro-Event-Tarifen ist Ihr Album sauber und gebrandet; in den B2B-Abos (Studio, Agency, Enterprise) reicht das White-Label durchgängig — eigene Domain pro Kunde, Ihr Logo und Ihr Akzent, Ihre Marke auf allem, was der Gast sieht. Für eine Agentur ist das der Unterschied zwischen dem Weiterverkauf eines Produkts und dem Weiterverkauf Ihres Produkts.

Die Compliance-Unterlagen, die ein Einkaufsteam braucht. Gathmos Standort ist die EU mit Objektspeicher in der EU-Jurisdiktion und der primären Datenbank in Frankfurt, dazu Auftragsverarbeitungsverträge mit seinen Auftragsverarbeitern. Ein AVV ist über die Pro-Event-Tarife hinweg auf Anfrage verfügbar und in den B2B-Tarifen Studio, Agency und Enterprise inklusive. (Nach Artikel 17 muss ein Verantwortlicher einem Löschverlangen ohne unangemessene Verzögerung nachkommen, und Artikel 12 Abs. 3 setzt eine Frist von einem Monat, in echt komplexen Fällen um zwei Monate verlängerbar.) Die Aufbewahrung ist definiert und endlich — die Pro-Event-Tarife reichen je nach Stufe von einem 14-Tage-Fenster bis zu 365 Tagen — was der Speicherbegrenzung entspricht, die Artikel 5 Abs. 1 lit. e verlangt.

Ein Moderations-Tor. Gathmo betreibt eine KI-Vorprüfung (Hive) plus eine menschliche Freigabe-Queue, sodass Sie entscheiden, was erscheint, bevor es live geht — die Kontrolle, die ein unmoderierter Feed nicht geben kann, wenn der Bildschirm zu den Kunden zeigt.

Ein Modell, das zu einem Unternehmen passt. Kaufen Sie pro Event, wenn das die Form der Arbeit ist — Free / 19 € / 39 € / 79 € — oder abonnieren Sie für ein wiederkehrendes Programm: Studio 39 €/Monat, Agency 99 €/Monat, Enterprise ab 399 €/Monat (bei jährlicher Abrechnung zahlen Sie zehn Monate, zwei sind frei). Die B2B-Tarife ergänzen die Mehrkunden-Workspaces, die Domains pro Kunde und — bei Enterprise — den SSO/SAML- und API-Zugang, den ein Consumer-Abo nicht bietet.

Und Gathmo geht beim Gästeerlebnis einen Schritt weiter als EventPics: Sprachnachrichten sind in jedem Tarif verfügbar (mit automatischen Transkripten bei Grand und den B2B-Tarifen), und der oberste Pro-Event-Tarif kann einen echten Live-Stream auf dem Bildschirm fahren, nicht nur eine Diashow. Nichts davon hilft, wenn Sie nur ein kostenloses Album für ein Meeting brauchen — in diesem Fall ist der kostenlose Tarif von EventPics wirklich in Ordnung — aber alles davon zählt in dem Moment, in dem „Firmenevent" Marke, Compliance und Skalierung bedeutet.