DPA, durée de conservation, consentement : une checklist d’approvisionnement pour agences

Typiquement : un contrat de traitement des données (DPA), l’hébergement des données (UE, sans transfert hors UE ?), les durées de conservation et qui contrôle la suppression, la manière dont le consentement invité est capté, la capacité d’effacement, et — pour les acheteurs plus importants — des contrôles d’accès comme le SSO. Avoir chacun de ces points résolu en avance accélère la transaction. Gathmo couvre cela avec une plateforme basée sur l’UE (Francfort), un DPA art. 28 du RGPD sur demande, des délais de rétention définis, des outils de consentement et d’effacement, et du SSO sur le plan Enterprise.

C’est le contrat exigé par le RGPD pour formaliser la relation responsable de traitement/ sous-traitant, et les clients corporate ou du secteur public ne signent pas sans lui. Votre client est généralement le responsable ; vous et la plateforme êtes dans la chaîne de traitement. Gathmo fournit la DPA sur demande, ce qui permet à une agence de la remettre immédiatement au lieu de devoir revenir vers le vendeur — ce qui bloque souvent une affaire.

Gathmo héberge les médias des invités dans l\u2019UE (Francfort) sans transfert de données vers des pays tiers. C\u2019est clair pour l\u2019approvisionnement: vous pouvez répondre à la question de localisation des données sans invoquer les clauses contractuelles types ni des évaluations de transfert. Un hébergement UE sans transfert hors UE est la réponse la plus simple à apporter à un acheteur d\u2019entreprise européen, et c\u2019est une exigence de plus en plus stricte dans les appels d\u2019offres.

Les médias des invités sont conservés pendant une période définie, adaptée à l'événement, puis supprimés, et cette suppression peut être contrôlée par l'hôte grâce à des outils d’effacement pour traiter des demandes précises. Le RGPD exige que les données ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire, donc une période de rétention claire, déclarable et appliquée de manière constante, c’est exactement ce que l’acheteur attend d’entendre. Documente la durée utilisée afin de pouvoir la présenter à la demande.

Les invités sont informés au moment du téléchargement de ce qui est collecté et pourquoi, et leur accord est enregistré dans le flux. En tant qu’agence, vous devez vous assurer que la signalétique et l’avertissement de téléchargement rendent bien l’objectif clair. La plateforme enregistre le consentement et fournit des outils d’effacement ; la décision côté responsable du traitement (base légale, formulation des informations) reste à vous ou à votre client. Le pouvoir de l’expliquer clairement rassure les acheteurs que le consentement est géré de façon volontaire, pas accidentelle.

Les organisations plus grandes exigent souvent le Single Sign-On (SSO) pour le contrôle d’accès, et parfois des SMS brandés pour la communication client. Le forfait Enterprise de Gathmo (699 €/mois équivalent, 6 990 €/an) ajoute SSO et SMS brandés en plus de l’hébergement UE et du jeu de fonctionnalités complet. Pour la plupart des missions agency, Agency (199 €/mois équivalent) suffit, mais quand un appel d’offres exige SSO ou des exigences d’identité d’entreprise, Enterprise est le niveau adapté.

Ayez l’addendum de traitement des données prêt, maîtrisez votre réponse sur la localisation des données (hébergement UE, aucun transfert vers un pays tiers), soyez capable d’indiquer votre fenêtre de conservation et votre processus de suppression, et comprenez le flux de consentement. Si le client est important, confirmez si l’authentification unique (SSO) est requise afin de proposer Enterprise si nécessaire. Entrer dans l’échange avec ces points déjà réglés — au lieu de promettre de revenir dessus — donne à une agence une image fiable et préparée.