Start binnen 5 minuten een gebrand event (operator playbook)
Zodra uw branding en custom domain staan, bestaat het opzetten van een nieuwe klanten-event vooral uit de naam kiezen en het teken printen — circa vijf minuten. Eenmalig werk zijn logo, kleuren, lettertypen en domein; elk volgend event hergebruikt deze. Snelheid is op zichzelf een verkoopargument: een gebrand event tijdens een klantgesprek instellen stelt u in staat last-minute verzoeken meteen ja te zeggen.
Als gastmedia een terugkerende dienst is, telt de opstartsnelheid: een proces dat een middag kost, schaalt niet, maar één dat vijf minuten duurt wel. Het goede nieuws is dat nadat je merk is ingericht, het opzetten van een nieuw klant-evenement vooral neerkomt op een naam kiezen en het uithangbord printen. Dit is de operator handleiding om het snel en consequent te doen, elke keer. Voor het productoverzicht zie hoe het werkt.
Het eenmalige werk is je branding (logo, kleuren, lettertypen) en idealiter een eigen domein - beide komen aan bod in merkaanpassing en gastverzameling op je eigen domein instellen. Daarna worden ze voor elk evenement hergebruikt, dus de inrichting per evenement gaat snel. De vijfstappenflow hieronder is de herhaalbare versie; met wat oefening duurt het echt maar ongeveer vijf minuten.
Snelheid is ook een verkooppunt. Op het moment een gebrand event kunnen opzetten — tijdens een klantgesprek of de ochtend van het event — laat je professioneel overkomen en kun je last-minute verzoeken aannemen. De stappen hieronder gaan uit van een Gathmo-plan (Studio €79/maand equivalent of Agency €199/maand equivalent) met je merk al ingesteld.
Er zijn twee manieren om die vijf minuten verder te brengen. Ter plaatse bepaalt de bewegwijzering hoeveel gasten daadwerkelijk uploaden — de QR-opstelling op locatie waarmee het grootste deel van de zaal meedoet is de indeling om over te nemen. En als je zoveel evenementen draait dat zelfs vijf minuten per stuk gaan tellen: de API maakt evenementen rechtstreeks vanuit je eigen systeem aan.
Wat je nodig hebt
- Een Gathmo-plan met je branding (en custom domein) al geconfigureerd
- De basisgegevens van de event (naam, datum, type)
- Een printer of kopieerzaak voor het QR-bord
Maak het evenement aan (ongeveer 1 minuut)
Maak een nieuw evenement aan, geef het een naam, kies de datum en het type (trouwen, feest, zakelijk, verjaardag of algemeen). Gathmo maakt meteen een privé-dashboard aan — zonder wachttijd. Omdat je merk al is ingesteld, erf je event automatisch je logo, kleuren en lettertypes, dus er hoeft niks opnieuw te worden ingesteld. Dat is het grootste deel van het werk bij “aanmaken”, en echt, na een paar keer gebruik is het onder de minuut.
Bevestig het branding en het domein
Controleer of het event de juiste branding gebruikt (en bij Agency met meerdere klanten: de juiste klantbranding en custom domain). Voor een single-brand operator is dit automatisch; voor een bureau met meerdere klantbrands is het een snelle keuze. Het gaat erom te bevestigen dat de guest experience de juiste identiteit krijgt vóór je het bord genereert — een controle van vijf seconden die voorkomt dat je het verkeerde merk aan een klant levert.
Stel in wat gasten kunnen delen
Zet mediatypes apart aan: foto’s, video en stem zijn onafhankelijke schakelaars. De meeste operators zetten ze allemaal aan. Beslis of je moderatie inschakelt (zinvol voor corporate events, kinder-events of elke openbare schermpresentatie), zodat uploads in een goedkeuringswachtrij gaan. Deze instellingen kosten een paar klikken en bepalen de guest experience, dus stel ze per type evenement bewust in in plaats van standaard te laten staan.
Genereer en print het QR-bord
Gathmo maakt een printklare QR-badge — een compact tafelkaartje en een A4-poster. Download wat je nodig hebt en print thuis of bij een copyshop. De code linkt naar een vaste URL voor de levensduur van het evenement, dus kun je op elk moment extra exemplaren laten printen. Dit fysieke object drijft de deelname aan, dus maak het tijdens de setup i.p.v. op de dag zelf in paniek te improviseren.
Deel de albumlink en je bent live
Pak de albumlink om met de klant te delen (en na het event met gasten). Dat is het — het event is live en klaar om uploads te ontvangen zodra gasten scannen. De hele flow met vooraf ingestelde branding duurt ongeveer vijf minuten. Voor multi-event operators maakt die herhaalbaarheid van ad-hoc extra naar een schone, schaalbare service lijn.
Kort samengevat
- Maak het event aan (naam, datum, type) — ~1 min
- Controleer dat het juiste merk/domein is toegepast
- Foto/video/stem en moderatie in- en uitschakelen
- Genereer en print het QR-bord (kaart + poster),
- Deel de albumlink — je bent live
Veelgestelde vragen
Ongeveer vijf minuten, zodra branding (en eigen domein) één keer is ingesteld. Daarna is elk event vooral naamgeven, branding bevestigen, mediavarianten aanzetten en het QR-bord printen. Gathmo maakt meteen een privé-dashboard aan en het event krijgt automatisch jouw branding mee, dus geen ontwerpwerk per event. Juist die snelheid maakt gastmedia schaalbaar als herhaalbare service in plaats van een lastig extraatje.
Eenmalige werkzaamheden zijn het instellen van je merk (logo, kleuren, lettertypes) en idealiter een eigen domein. Per-eventwerk — wat ongeveer vijf minuten kost — is het aanmaken van het event, bevestigen van het juiste merk, kiezen van media-types en moderatie, het genereren van het QR-bord en het kopiëren van de albumlink. Omdat de branding opnieuw wordt gebruikt, blijft de flow per event snel, ongeacht hoeveel events je draait.
Ja, en het is een goede manier om moeiteloos over te komen. Met je branding al geconfigureerd, kun je in ongeveer een minuut een gebrandeerd evenement maken en het bord kort daarna klaar hebben, zodat je het live kunt demonstreren of op een last-minute boeking kunt ingaan. Het instant dashboard en het geërfde branding maken op-het-punt setup praktisch.
Nee. Zodra je branding is ingesteld, erft elk nieuw event automatisch je logo, kleuren en lettertypes. Op Agency kies je bij het aanmaken van een event bij meerdere klantenmerken de juiste client brand (en custom domain) — een snelle keuze in plaats van opnieuw instellen. Single-brand operators krijgen correcte branding zonder extra actie.
Welke mediatypes in te schakelen (foto’s, video, voice — meestal alle drie) en of je moderatie aanzet. Moderatie is logisch bij zakelijke events, events met kinderen, of alles met een publiek scherm waar uploads goedkeuring via wachtrij moeten doorlopen. Deze paar schakelaars bepalen de gastervaring, dus stel ze bewust in per eventtype in plaats van op standaardwaarden te laten staan.
Ze scannen de afgedrukte QR-code die je hebt opgesteld; dan opent in de browser de uploadpagina — geen app of account nodig. Je plaatst de borden (tafels, bar, ingang) en deelt desgewenst de album-link. De event staat meteen live en uploads worden verzameld vanaf het moment van aanmaken, dus er is geen activeringsvertraging; instellen en live zetten zijn in feite dezelfde stap.
Nee — de snelheid komt voort uit het hergebruiken van branding die je één keer zorgvuldig hebt ingesteld, niet uit het overslaan van stappen. De gastbeleving behoudt nog steeds je volledige logo, kleuren, lettertypen en (in Agency) een eigen domein met volledige de-branding. Snelle opzet betekent slechts dat je het ontwerp niet voor elk evenement opnieuw hoeft te bouwen; de kwaliteit zit al in je eenmalige merkconfiguratie en wordt automatisch toegepast.
GidsGalerijen waar klanten enthousiast over zijn: een professionele workflow
Foto's verzamelen is de helft van het werk; ze goed opleveren is wat doorverwijzingen oplevert. Hier is een professionele workflow voor cureren, exporteren en overdragen van een gastgalerij waar klanten over blijven praten — en die jullie in gedachten houden.
Gids50 evenementen per jaar organiseren zonder gek te worden
Gastmedia over tientallen evenementen per jaar werkt alleen als het geautomatiseerd is. Zo beheer je 50 evenementen met zitplannen, werkruimtes en templates — zodat de schaalbaarheid van volume niet gepaard gaat met chaos.
GidsAPI-toegang: automatiseer evenementaanmaak in je stack
Als je veel volume draait of integreert met een boekingssysteem, wordt handmatige eventaanmaak de bottleneck. API-toegang op Agency-plan laat automatisering van events toe en integreert gastmedia in je eigen stack.