Sjabloon voor de gastenlijst
Neem de structuur hieronder over in een willekeurig spreadsheet. Ze is gebouwd rond de twee vragen die een gastenlijst het hele jaar moet beantwoorden: wie is uitgenodigd, en wie heeft ja gezegd.
Acht kolommen, en waar elke voor dient
De meeste sjablonen geven je twintig kolommen en je vult er zes in. Deze verdienen hun plek: elke is een beslissing die je gaat nemen of een getal waar je locatie om vraagt.
| 1 | Naam | Eén regel per persoon, nooit per stel. Anders kloppen de aantallen niet meer. |
| 2 | Kant / groep | Van wie deze gast is. Bepaalt het tafelplan en later de schrapronde. |
| 3 | Niveau (A/B/C) | De nuttigste kolom van allemaal. Methode hieronder. |
| 4 | Uitnodiging verstuurd | Een datum, geen vinkje. Je wilt weten wie je wanneer herinnert. |
| 5 | Reactie | Ja / nee / geen antwoord. „Geen antwoord" is een echte status en verdient een eigen waarde. |
| 6 | Introducé | Aparte kolom, geen notitie. Het is een aantal personen, en dat is geld. |
| 7 | Dieet | De cateraar vraagt hierom in één bericht, meestal met twee dagen speling. |
| 8 | Adres | Voor uitnodiging en bedankkaart. Eén keer verzamelen, twee keer gebruiken. |
De A/B/C-methode, en waarom de lijst daarna stopt met groeien
Elke gastenlijst begint te lang. Namen één voor één schrappen is traag en persoonlijk; ze in drie niveaus sorteren is snel en omkeerbaar — en maakt van de schrapronde rekenwerk in plaats van een discussie.
A — zonder hen gaat de bruiloft niet door
Familie en de mensen die je bij elk nieuws als eerste belt. Die zijn uitgenodigd, wat het eindgetal ook wordt.
B — je wilt ze erbij en het budget beslist
Vrienden, verdere familie, collega’s die je echt mag. Dit niveau pas je aan zodra de locatie een prijs per persoon noemt.
C — uitgenodigd als er plek vrijkomt
Gaan de deur uit zodra er afzeggingen uit A en B komen. Dat is niet onbeleefd, zo werkt elke planner — stuur ze vroeg genoeg zodat het niet als nakomertje leest.
Vier fouten die echt geld kosten
- Een stel als één regel tellen. Je locatie telt personen, je cateraar ook.
- „Geen antwoord" als nee behandelen. Dat is juist de groep die toch komt.
- Introducés tot het laatst openlaten. Elke onbesliste introducé is een stoel die je betaalt of iemand die je aan de deur wegstuurt.
- De lijst in het hoofd of de mailbox van één persoon houden. Twee mensen moeten hem tegelijk kunnen openen.
Vragen over de gastenlijst
Er is geen betrouwbaar percentage: het hangt af van reisafstand, hoeveel tijd mensen krijgen en het seizoen. Neem niet het afzegpercentage van iemand anders over, maar gebruik de A/B/C-niveaus: nodig A en B uit en laat C doorschuiven zodra er afzeggingen binnenkomen. De lijst past zich dan aan jullie werkelijke respons aan.
Er telt maar één datum: die van de definitieve aantallen voor de cateraar, meestal een tot twee weken van tevoren. Reken daarvandaan terug, niet vanaf de trouwdatum.
Spreadsheet, tenzij je al in een planningsapp leeft. De lijst moet door twee mensen te openen zijn, op elke kolom te sorteren en te exporteren in het formaat dat de locatie vraagt. Dat is precies de functieomschrijving van een spreadsheet.
Dat hoeft niet. Een gedeeld album verzamelt wat gasten uploaden zonder dat iemand een lijst afvinkt — en de gasten die nooit iets posten hebben meestal juist de foto’s die je nog niet gezien hebt.
Voor de uitnodiging niet, voor de bedankkaarten wel. Adressen verzamelen tijdens het reageren is veel makkelijker dan erachteraan zitten in de week na de bruiloft.
Je gasten krijgen het hele album — en kunnen het downloaden.
- Foto's, video's en spraakberichten, allemaal op één pagina.
- Gasten openen de link en downloaden wat ze willen.
- Openbaar of achter een wachtwoord — jij bepaalt.
Vanaf US$ 49. Eenmalige betaling, per event.
Geen abonnement voor hosts. Gratis starten, alleen upgraden als je meer nodig hebt.
- 60 foto’s, video's en spraakberichten
- 5 GB opslag inbegrepen
- Onbeperkte gasten — geen app nodig
- 30 dagen-album
- Video tot 30 sec · audio 30 sec
- Geen Gathmo-badge op je media
- Geen download in originele kwaliteit
- Onbeperkte foto’s, video's en spraak
- 50 GB opslag inbegrepen
- Alle originelen downloaden (ZIP)
- Geen Gathmo-badge op je media
- 90 dagen-album
- Video tot 5 min · audio Onbeperkt
- Moderatiehulpmiddelen voor hosts
- Alles in Essential
- 100 GB opslag inbegrepen
- Live fotowand op de locatie
- 6 maanden-album
- Video tot 10 min · audio Onbeperkt
- Prioritaire ondersteuning
- Alles in Celebrate
- 250 GB opslag inbegrepen
- Live stream voor gasten die niet aanwezig kunnen zijn
- Spraakberichten die voor je worden getranscribeerd
- Aangepaste link — gathmo.com/c/your-name
- 1 jaar-album
- Video tot 15 min · audio Onbeperkt
Meer gratis tools
- Bruiloft-hashtaggeneratorVoor stellen
- Gastenboekvragen voor de bruiloftVoor stellen
- Bruiloftbord sjabloonVoor gastheren
- Bruiloft-QR-codegeneratorVoor gastheren
- Fotocollage voor de bruiloftVoor gastheren
- Fotobooth kosten calculatorVoor gastheren
- Bruiloft budget berekenenVoor stellen
- Dagplanning bruiloftVoor stellen
- Bruiloft checklistVoor stellen
- PlanningssjablonenVoor stellen
- TafelindelingVoor stellen
- OpslagcalculatorVoor gastheren
- ROI-calculator voor resellersVoor professionals
De lijst levert de mensen. Dit levert de foto’s.
Eén QR-code op de tafelkaartjes verzamelt elke gastenfoto, video en spraakbericht in één privéalbum. Geen app voor je gasten, gratis beginnen, gehost in de EU.