Alternativa a EventPics: cosa dovrebbero considerare invece le aziende con sede nell’UE

EventPics è un buon punto di partenza per eventi UE. È uno dei pochi strumenti in questo mercato che ospita i dati in modo nativo in UE, è gestito da un’azienda europea, gli ospiti caricano senza app e l’entry plan è gratuito. Per una riunione interna singola o un piccolo evento di team, svolge bene il lavoro base: raccogliere foto via QR, tenerle insieme, scaricarle in seguito.

Ma il “punto di partenza” è il concetto decisivo. Nel momento in cui un’azienda dell’UE passa oltre un evento occasionale — verso una conferenza con brand, un programma ricorrente di eventi aziendali, un’agenzia che rivende la raccolta foto ai clienti, o qualsiasi attività che debba attraversare la procurement — i requisiti cambiano. Inizia ad aver bisogno di cose che EventPics non è stato progettato per fare: il tuo brand invece del loro, un accordo di elaborazione dati sottoscritto invece di una pagina privacy, la moderazione prima che i contenuti degli ospiti vadano online e un modello di prezzo adatto a un’attività commerciale, non a un hobby.

Questa guida è pensata per chi deve prendere questa decisione: event manager, team HR e comunicazione interna, e rivenditori B2B nell’UE che apprezzano l’idea di EventPics ma sospettano di essersi saturati. Confronta EventPics con i requisiti che spesso contano nell’acquisto aziendale — branding, documentazione di conformità, moderazione e allineamento commerciale — e mostra poi i dati di prodotto Gathmo corrispondenti. Prezzi e funzionalità qui sotto provengono dalle pagine live di ogni provider, acquisite il 08.06.2026; ricontrolla prima dell’acquisto, perché i prezzi cambiano.

Cos’è EventPics e a cosa è buono?

EventPics (operato da Aigner Software e. U., società austriaca) è uno strumento di foto evento con QR code con un nucleo davvero utile. Gli ospiti scansionano il codice e caricano foto e video dal browser: nessuna installazione app e nessuna registrazione, la caratteristica più importante per far partecipare anche ospiti meno tecnici. EventPics offre una live slideshow, supporta interfaccia guest multilingue, permette il download batch in ZIP e ospita i dati nell’UE, aspetto cruciale quando le persone nelle tue foto sono dipendenti o clienti identificabili.

La subscription è in euro: un livello Free a 0 €, poi piani Premium a seconda dello storage da 4,99 €/mese (10 GB), 9,99 €/mese (25 GB), 14,99 €/mese (50 GB) e 19,99 €/mese (100 GB), con un piano da 200 GB a 24,99 $/mese disponibile solo tramite App Store (tutto a giugno 2026). Per una persona o un team molto piccolo che gestisce eventi occasionali e vuole hosting UE spendendo poco, è un’offerta corretta.

EventPics può essere adatto a un caso personale o a un uso leggero. Un acquirente aziendale di solito ha un elenco di requisiti diverso, quindi il resto di questo confronto rimane centrato su quei requisiti business.

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Tornano sempre quattro motivi, e corrispondono quasi esattamente alla differenza tra strumento consumer e strumento business.

1. Non c’è white-label, e branding limitato

Per un’azienda, la galleria che vedono gli ospiti è una superficie di brand. In una conferenza rivolta ai clienti o in un evento customer-facing, una galleria con il nome del prodotto di qualcun altro — anziché il vostro logo, i vostri colori e idealmente il vostro dominio — indebolisce la percezione dell’investimento nell’evento. Per un’agenzia è più che estetica: se rivendete la raccolta foto ai vostri clienti, lo strumento deve scomparire dietro al vostro brand, altrimenti pubblicizzate il fornitore su ogni schermo.

Secondo il proprio set di funzionalità pubblicato, EventPics non offre white-label né rimozione del branding: la profondità del branding è indicata come nessuna e non esiste opzione di dominio personalizzato. È una scelta difendibile per un prodotto consumer. Per qualsiasi azienda o agenzia che debba offrire un’esperienza con la propria immagine, però, è un vero ostacolo.

2. La documentazione di compliance che il team di procurement dovrebbe avere manca

L’hosting nell’UE è l’inizio di una storia di conformità, non l’intero percorso. Quando uno strumento esterno elabora foto di tuoi dipendenti e ospiti per tuo conto e secondo tue istruzioni documentate, il rapporto è di titolare a responsabile del trattamento e l’articolo 28(3) del GDPR richiede che sia regolato da un contratto scritto vincolante, un Data Processing Agreement (DPA), che definisce oggetto, durata, natura e finalità del trattamento, i tipi di dati e le categorie degli interessati, oltre a un insieme definito di obblighi del responsabile (elaborare solo secondo le tue istruzioni, riservatezza, sicurezza dell’articolo 32, condizioni per i sub-responsabili, assistenza per i diritti degli interessati, cancellazione o restituzione dei dati alla fine del servizio e sottoposizione ad audit).

Un’informativa sulla privacy non è quel contratto. Per chi si occupa di acquisti o revisione legale in un’impresa, dichiarare “ospitiamo i dati nell’UE” senza offrire un accordo sul trattamento dei dati lascia senza firma il documento più importante, ed EventPics non pubblicizza tale accordo come parte del prodotto. La residenza dei dati nell’UE è concreta e preziosa, ma non equivale alla documentazione prevista dall’articolo 28 che un acquirente aziendale deve archiviare.

3. Non esiste moderazione dei contenuti

In un evento pubblico o in una grande iniziativa aziendale, tutto ciò che un ospite carica può finire su uno schermo condiviso o in una galleria che rappresenta il tuo brand. La maggior parte delle aziende vuole un gate: la possibilità di revisionare e approvare i contenuti prima della pubblicazione, idealmente con pre-screening automatico per individuare i problemi evidenti. Nel registro competitor catturato il 2026-06-08, EventPics risulta senza moderazione AI. Per un evento interno di team può essere un rischio accettabile; per una photo wall sul palco della keynote davanti ai clienti, un feed non moderato è un vero rischio operativo.

4. Il modello si adatta a un individuo, non a un’azienda

Il modello prepagato a livelli di EventPics è pensato sulla quantità che conserva una sola persona, non su come un’azienda o agenzia gestisce un programma di eventi. Non esistono tier reseller o agency, né workspace multiplo cliente, né dominio personalizzato per cliente — i mattoni che un business deve avere per gestire molti eventi brandizzati per pubblici diversi. Se hai superato il primo evento, la forma commerciale del prodotto inizia a limitarti.

Nessuno di questi aspetti è un difetto per il pubblico a cui EventPics si rivolge. Sono semplicemente i quattro fattori che separano uno strumento personale da uno aziendale, e le quattro ragioni per cui le aziende dell’UE iniziano a cercare un’alternativa.

EventPics vs. Gathmo: confronto diretto per aziende UE

Ecco il confronto sui criteri che conta davvero per un acquirente business. Entrambi gli strumenti sono ospitati nell’UE e permettono l’upload degli ospiti senza app e senza registrazione: la tabella si concentra quindi sui punti di divergenza.

I dati di EventPics provengono da eventpics.net; quelli di Gathmo dalla sua specifica di prodotto. Entrambi sono stati acquisiti il 2026-06-08.

Due note di trasparenza su Gathmo, perché un acquirente dovrebbe saperle subito. Al lancio, Gathmo non offre riconoscimento/ricerca facciale né RSVP: entrambi sono previsioni della roadmap della Fase 2. L’assenza della face search può addirittura essere un vantaggio per un acquirente aziendale: le gallerie fotografiche ordinarie che non costruiscono template facciali evitano l’obbligo esplicito separato legato al face-matching, perché una foto diventa dato biometrico ai sensi dell’art. 9 solo se trattata "attraverso un mezzo tecnico specifico che consenta l’identificazione univoca" di una persona. Se per voi oggi è essenziale la ricerca fotografica basata su selfie, né EventPics né Gathmo sono lo strumento giusto — e preferiamo dirvelo subito.

Cosa dovrebbe davvero cercare un’azienda UE in un’alternativa a EventPics

Se stai sostituendo o upgrade da EventPics, valuta i candidati in base ai requisiti che ti hanno spinto a cercare, non contro liste di funzionalità astratte. Una checklist pratica:

1. Controllo del brand coerente con l’evento. Puoi inserire logo e colori nella gallery visibile agli ospiti e, per uso verso clienti o agenzie, il tuo dominio personalizzato così che lo strumento risulti invisibile? Decidi se ti serve un branding estetico o un vero white-label e verifica cosa offre davvero il fornitore (molti parlano di "branding" ma si fermano a una semplice sostituzione del logo).

1. Si tratta della documentazione dell’articolo 28, non solo di una pagina privacy. Viene offerto un DPA e cosa contiene? Per usi ricorrenti o enterprise, è incluso invece che su richiesta speciale? Verifica che indichi la giurisdizione di hosting e i sub-processor, così che l’indicazione della residenza sia contrattuale e non solo copy marketing.

1. Un gate di moderazione. Puoi rivedere e approvare i contenuti prima che vengano mostrati, idealmente con un pre-screening automatico per i problemi evidenti? Per tutto ciò che viene proiettato davanti ai clienti, questo è imprescindibile.

1. Una residenza verificabile, non solo un bollino. L’hosting UE dovrebbe prevedere una giurisdizione nominata del data center, un elenco dei subfornitori e una dichiarazione su dove risiedono backup e log — non solo "server europei" in homepage. Chiedilo per iscritto.

1. Un modello commerciale che si adatta a come gestisci gli eventi. Un solo evento? Un prezzo per evento può convenire più di un abbonamento prepagato. Gestisci un programma oppure rivendi ai clienti? Ti serve un tier agency/reseller con workspace multi-cliente e domini per cliente, cosa che gli abbonamenti consumer non danno.

1. Il flusso di upload senza app è preservato. Qualunque soluzione scegliate, conservate ciò che EventPics ha fatto bene: gli ospiti caricano dal browser senza installazioni né account. Qualsiasi elemento che aggiunga app o registrazione ridurrà il tasso di partecipazione. (La penetrazione smartphone in Germania era prevista attorno al 97% nel 2024, quindi un QR flow da browser arriva essenzialmente a tutti presenti — non rinunciate a questo.)

Valuta ogni soluzione, Gathmo compreso, con questi sei punti e la risposta giusta per la tua situazione emergerà rapidamente.

Dove si posiziona Gathmo

Gathmo conserva i due punti forti di EventPics: residenza dati UE e upload senza app e senza registrazione, e nasce proprio per colmare le quattro lacune che portano le aziende a cercare un’alternativa.

Controllo del brand, incluso un vero white-label. Nei piani per evento, il tuo album è pulito e brandizzato; negli abbonamenti B2B (Studio, Agency, Enterprise) il white-label è end-to-end: dominio personalizzato per cliente, logo e accento del brand, branding su tutto ciò che vede l’ospite. Per un’agenzia, questa è la differenza tra rivendere un prodotto e rivendere il proprio prodotto.

La documentazione di compliance che un team procurement richiede. Gathmo ha residency in UE con storage oggetti in giurisdizione UE e database primario a Francoforte, oltre a DPA con i processori. Un DPA è disponibile su richiesta sui tier per evento e incluso su Studio, Agency ed Enterprise B2B. (Secondo l’art. 17 il responsabile deve agire su una richiesta di cancellazione senza ritardo ingiustificato, e l’art. 12(3) prevede un termine di un mese, estendibile di altri due in casi complessi.) La retention è definita e limitata: i tier per evento vanno da 30 giorni a 1 anno a seconda del livello, in linea con l’art. 5(1)(e).

Un filtro di moderazione. Gathmo applica pre-screening AI (Hive) insieme a una coda di approvazione umana, così decidi tu cosa appare prima che vada online — il controllo che un feed non moderato non offre quando lo schermo è rivolto ai clienti.

Un modello che si adatta a un business. Compra per evento quando il lavoro funziona così: Free / €29 / €69 / €89. Per programmi ricorrenti, i piani B2B sono Studio €79/mese, Agency €199/mese, Enterprise da €699/mese. Il piano annuale B2B è fatturato su dieci mesi a pagamento e due mesi gratis. I piani B2B aggiungono workspace multi-cliente, domini per cliente e, su Enterprise, SSO/SAML e accesso API che un abbonamento consumer non offre.

E va oltre EventPics anche nell’esperienza ospite: i messaggi vocali sono disponibili su ogni tier (con trascrizioni automatiche su Grand e i piani B2B), e il tier per evento più alto può gestire un vero live stream su schermo, non solo una slideshow. Per un album gratuito, il tier free di EventPics può bastare; per un programma continuativo di eventi aziendali, invece, entrano in gioco brand, compliance e scalabilità. Se parti dal piano gratuito, le alternative gratuite a EventPics mette in fila cosa conviene confrontare.