Modello per la lista invitati
Copiate la struttura qui sotto in un foglio di calcolo qualsiasi. È costruita attorno alle due domande a cui una lista deve rispondere tutto l’anno: chi è invitato e chi ha detto sì.
Otto colonne e a cosa serve ciascuna
La maggior parte dei modelli offre venti colonne e voi ne compilate sei. Queste si meritano il posto: ognuna è una decisione che prenderete o un numero che vi chiederà la location.
| 1 | Nome | Una riga per persona, mai per coppia. Altrimenti i conti smettono di tornare. |
| 2 | Lato / gruppo | Di chi è l’ospite. Decide la disposizione dei tavoli e poi il taglio. |
| 3 | Livello (A/B/C) | La colonna più utile in assoluto. Il metodo è qui sotto. |
| 4 | Invito inviato | Una data, non una spunta. Vorrete sapere chi sollecitare e quando. |
| 5 | Risposta | Sì / no / nessuna risposta. «Nessuna risposta» è uno stato reale e merita un valore suo. |
| 6 | Accompagnatore | Colonna a parte, non una nota. È numero di persone, quindi denaro. |
| 7 | Dieta | Il catering la chiede in un messaggio solo, spesso con due giorni di preavviso. |
| 8 | Indirizzo | Per partecipazioni e ringraziamenti. Si raccoglie una volta, si usa due. |
Il metodo A/B/C, ovvero perché la lista smette di crescere
Ogni lista parte troppo lunga. Cancellare i nomi uno per uno è lento e personale; ordinarli in tre livelli è rapido e reversibile, e trasforma il taglio in aritmetica invece che in una discussione.
A — senza di loro il matrimonio non si fa
Famiglia e le persone che chiamereste per prime per qualsiasi notizia. Invitate qualunque sia il numero finale.
B — li volete lì e decide il budget
Amici, famiglia allargata, colleghi che vi stanno davvero simpatici. È il livello che ridimensionate quando la location vi dà un prezzo a persona.
C — invitati se si libera posto
Partono man mano che arrivano le rinunce da A e B. Non è maleducazione, è come lavora qualsiasi organizzatrice: mandateli abbastanza presto perché non sembrino un ripescaggio.
Quattro errori che costano davvero
- Contare una coppia come una riga. La location conta persone, e il catering pure.
- Considerare «nessuna risposta» come un no. È proprio il gruppo che si presenta lo stesso.
- Lasciare gli accompagnatori indecisi fino all’ultimo. Ogni accompagnatore in sospeso è una sedia che pagate o una persona che rimandate indietro all’ingresso.
- Tenere la lista nella testa o nella posta di una persona sola. In due si deve poter aprire insieme.
Domande sulla lista invitati
Non esiste una percentuale affidabile: dipende dalle distanze, dal preavviso e dalla stagione. Invece di applicare il tasso di rinuncia di qualcun altro, usate i livelli A/B/C: invitate A e B e liberate C man mano che arrivano le rinunce. Così la lista si adatta alla vostra risposta reale, non a una stimata.
Conta una sola data: quella dei numeri definitivi per il catering, di solito una o due settimane prima. Contate all’indietro da lì, non dalla data del matrimonio.
Foglio di calcolo, a meno che non viviate già dentro un’app di organizzazione. La lista deve essere apribile in due, ordinabile per qualsiasi colonna ed esportabile nel formato che chiede la location. È esattamente il mestiere di un foglio di calcolo.
Non serve saperlo. Un album condiviso raccoglie quello che gli ospiti caricano senza che nessuno spunti una lista, e gli ospiti che non pubblicano mai nulla di solito hanno le foto che non avete visto.
Per l’invito no, per i ringraziamenti sì. Raccogliere gli indirizzi mentre confermano è molto più semplice che rincorrerli la settimana dopo il matrimonio.
I tuoi ospiti ricevono tutto l’album — e possono scaricarlo.
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