Hoe lang kun je gastfoto's bewaren? Retentie per plan

Audio-gastenboek op elk abonnement

Het is een veiligheidsmarge na het retentievenster van het plan, waarin het album technisch is verlopen maar data nog niet definitief verwijderd is. Het voorkomt verlies op het aflopende moment, maar moet als buffer gezien worden, niet als planfeature. De veilige aanpak is de volledige HD-archive ruim vóór het sluiten van de retention te downloaden, zodat de grace period geen verschil meer maakt.

Stem het venster af op hoe lang de klant het album online wil laten staan. Voor een klein evenement waar gasten snel pakken wat ze nodig hebben, kan het gratis 30-dagenvenster voldoende zijn; voor een bruiloft of mijlpaal die de klant terug zal bezoeken, zijn Celebrate met zes maanden of Grand met één jaar passender. Vergeet niet: het retentiervenster geldt alleen voor het online album — download altijd de originele bestanden, dus de keuze gaat om gemak en klantverwachting, niet om databeveiliging.

De online album wordt verwijderd na de vensterperiode (plus 14 dagen coulancetijd), maar als je de full-resolution ZIP hebt gedownload, behoud je elk origineel permanent. Daarom is de belangrijkste gewoonte het archief de ochtend na het evenement te downloaden. De bewaartermijn bepaalt alleen hoe lang het gedeelde album praktisch beschikbaar blijft, niet of de herinneringen blijven — die blijven behouden zodra je de originele bestanden hebt.

Volgens de AVG/DSGVO mogen persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig, dus gedefinieerde retentieperiodes zijn een compliance-functie, niet alleen een planvoordeel. Als professional is het precies dit wat privacybewuste en zakelijke klanten willen horen: kunnen zeggen dat gastmedia voor een vast tijdvak worden bewaard en daarna verwijderd — én dat je verzoeken om verwijdering kunt uitvoeren. De retentieladder helpt een passende periode te kiezen en deze consistent toe te passen.

Ja. Als je dit vooraf communiceert — 'je album blijft maanden live en ik geef je ook alle originele bestanden mee' — is dat geruststellend en professioneel, en voorkomt een later verrassingsmoment als het venster sluit. Het positioneert de overdracht van originelen als onderdeel van jouw deliverable. Duidelijke communicatie over retentie laat zien dat je met hun herinneringen (en data) bewust omgaat.

Het bewaartermijnvenster geldt voor het volledige album — foto, video en stem staan allemaal in hetzelfde album en vallen onder hetzelfde planvenster, en alles zit erin bij het downloaden van de volledige ZIP. Dus hetzelfde advies geldt voor elk mediatype: het online album volgt de retentie ladder van het plan, en het downloaden van het archief na het evenement bewaart alles permanent, ongeacht het venster.