DPA, retención, consentimiento: una lista de verificación de compras para agencias

Normalmente: un acuerdo de tratamiento de datos (DPA), dónde se alojan los datos (UE, ¿sin transferencia a terceros países?), plazos de retención y quién controla la eliminación, cómo se captura el consentimiento del invitado, capacidad de borrado, y para compradores más grandes, controles de acceso como SSO. Tener cada punto respondido por adelantado acelera el cierre. Gathmo cubre esto con una plataforma hospedada en la UE (Frankfurt), un DPA del RGPD artículo 28 bajo demanda, retención definida, herramientas de consentimiento y borrado, y SSO en el plan Enterprise.

Es el contrato que exige el RGPD para formalizar la relación responsable de tratamiento–encargado del tratamiento, y los clientes corporativos o del sector público no lo firmarán sin él. Tu cliente suele ser el responsable; tú y la plataforma estáis en la cadena de tratamiento. Gathmo ofrece la DPA bajo solicitud, de modo que como agencia puedes entregarla de inmediato sin tener que volver al proveedor; eso es lo que a menudo evita que un acuerdo se estanque.

Gathmo aloja los medios de los invitados en la UE (Fráncfort) sin transferencia a terceros países. Para contratación, esto significa que puedes responder con claridad a la pregunta de localización de datos sin recurrir a cláusulas contractuales estándar ni evaluaciones de riesgo de transferencia. El hosting en la UE sin transferencia a terceros países es la respuesta más simple para un comprador corporativo europeo y una exigencia cada vez más estricta en licitaciones.

El material de los invitados se conserva durante una ventana definida, adecuada para el evento, y luego se elimina, y esa eliminación puede ser controlada por el anfitrión, con herramientas de borrado para atender solicitudes específicas de supresión. El RGPD exige que los datos no se conserven más tiempo del necesario, por lo que un periodo de retención claro y aplicable de forma consistente es justo lo que quiere escuchar un perfil de compras. Documenta la ventana que usas para poder explicarla cuando te la pidan.

Se informa a los invitados en el momento de la carga sobre qué se recoge y por qué, y su consentimiento se registra en el flujo. Como agencia, deben asegurarse de que la señalización y el aviso de carga dejen claro el propósito. La plataforma registra el consentimiento y ofrece herramientas de borrado; el juicio del lado del responsable (base jurídica, redacción del aviso) queda con ustedes o su cliente. Explicarlo con claridad tranquiliza a compras al mostrar que el consentimiento se gestiona de forma deliberada, no por accidente.

Las organizaciones grandes suelen requerir Single Sign-On (SSO) para control de acceso y, a veces, SMS con marca para la comunicación con invitados. El plan Enterprise de Gathmo (699 €/mes equivalente, 6.990 €/año) añade SSO y SMS con marca además del hosting en UE y el conjunto completo de funcionalidades. Para la mayoría de trabajos de agencia, Agency (199 €/mes equivalente) es suficiente, pero cuando una licitación exige SSO o requisitos de identidad empresarial, Enterprise es la opción adecuada.

Ten lista la DPA, conoce tu respuesta de ubicación de datos (alojados en la UE, sin transferencia a terceros países), sé capaz de indicar la ventana de conservación y el proceso de borrado, y comprende el flujo de consentimiento. Si el cliente es grande, confirma si necesita SSO para poder presupuestar Enterprise si hace falta. Entrar a la conversación con todo ello resuelto — en lugar de prometer que lo averiguarás después— es lo que hace que una agencia parezca un proveedor confiable y preparado.