Plantilla de lista de invitados de boda
Copiad la estructura de abajo en cualquier hoja de cálculo. Está construida en torno a las dos preguntas que una lista debe responder todo el año: quién está invitado y quién ha dicho que sí.
Ocho columnas y para qué sirve cada una
La mayoría de plantillas ofrecen veinte columnas y acabáis rellenando seis. Estas se ganan su sitio: cada una es una decisión que tomaréis o un número que os pedirá el lugar de celebración.
| 1 | Nombre | Una fila por persona, nunca por pareja. Si no, las cuentas dejan de cuadrar. |
| 2 | Lado / grupo | De quién es el invitado. Decide el plano de mesas y, después, el recorte. |
| 3 | Nivel (A/B/C) | La columna más útil de todas. El método, más abajo. |
| 4 | Invitación enviada | Una fecha, no una casilla. Querréis saber a quién recordárselo y cuándo. |
| 5 | Respuesta | Sí / no / sin respuesta. «Sin respuesta» es un estado real y merece su propio valor. |
| 6 | Acompañante | Columna aparte, no una nota. Es número de personas, y eso es dinero. |
| 7 | Dieta | El catering lo pide en un solo mensaje, normalmente con dos días de margen. |
| 8 | Dirección | Para invitaciones y agradecimientos. Se recoge una vez y se usa dos. |
El método A/B/C, o por qué la lista deja de crecer
Toda lista empieza demasiado larga. Tachar nombres uno a uno es lento y personal; ordenarlos en tres niveles es rápido y reversible, y convierte el recorte en aritmética en lugar de en una discusión.
A — sin ellos la boda no se celebra
Familia y las personas a las que llamaríais primero con cualquier noticia. Están invitadas sea cual sea el número final.
B — los queréis allí y decide el presupuesto
Amigos, familia extensa, compañeros que de verdad apreciáis. Este es el nivel que ajustáis cuando el lugar os da un precio por persona.
C — invitados si aparece sitio
Se envían según llegan las bajas de A y B. No es de mala educación, es como trabaja cualquier organizadora: enviadlas con tiempo para que no parezcan un repesca.
Cuatro errores que cuestan dinero de verdad
- Contar una pareja como una fila. El lugar cuenta personas, y el catering también.
- Tratar «sin respuesta» como un no. Es justo el grupo que aparece igualmente.
- Dejar los acompañantes sin decidir hasta el final. Cada acompañante en el aire es una silla que pagáis o una persona a la que rechazáis en la puerta.
- Guardar la lista en la cabeza o el correo de una sola persona. Dos personas deberían poder abrirla a la vez.
Preguntas sobre la lista de invitados
No hay un porcentaje fiable: depende de las distancias, del margen que deis y de la época del año. En lugar de aplicar la tasa de rechazo de otra boda, usad los niveles A/B/C: invitad a A y B y liberad C según lleguen las bajas. Así la lista se ajusta a vuestra respuesta real, no a una estimada.
Solo cuenta una fecha: la del número final para el catering, normalmente una o dos semanas antes. Contad hacia atrás desde ahí, no desde el día de la boda.
Hoja de cálculo, salvo que ya viváis dentro de una app de organización. La lista tiene que poder abrirse entre dos, ordenarse por cualquier columna y exportarse en el formato que pida el lugar. Esa es exactamente la descripción del puesto de una hoja de cálculo.
No hace falta saberlo. Un álbum compartido recoge lo que suben los invitados sin que nadie marque una lista, y los invitados que nunca publican nada suelen tener las fotos que no habéis visto.
Para la invitación no, para los agradecimientos sí. Recoger direcciones mientras confirman asistencia es mucho más fácil que perseguirlas la semana después de la boda.
Tus invitados reciben el álbum entero y pueden descargarlo.
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