Raccogliere le foto degli ospiti in UE senza il problema del GDPR

Sì. L’archiviazione dati in UE, il consenso raccolto prima del primo caricamento e gli strumenti di cancellazione sono attivi di default su ogni account Gathmo. Non devi configurarli appositamente. L’unica cosa da sapere prima di ogni evento è la finestra di conservazione: 30 giorni nel piano gratuito, da 90 giorni a un anno nei piani a pagamento.

Se tratta dati personali in ambito professionale -- ad esempio come event planner, fotografo o organizzatore aziendale -- probabilmente le serve un DPA in essere con Gathmo in qualità di responsabile del trattamento. Gathmo offre su richiesta un DPA standard conforme al GDPR; consulti i data processing terms e contatti l’assistenza per predisporlo prima che il suo evento vada online.

Trova l’upload nel tuo dashboard evento e cancellalo: il file viene rimosso dallo storage di Gathmo. Se l’ospite ha caricato più elementi e vuole cancellarli tutti, contatta il supporto Gathmo per una rimozione bulk. Le richieste di cancellazione dovrebbero essere evase entro un mese di calendario secondo il GDPR.

Sì. Gli ospiti non devono inserire nome, email o altre informazioni identificative per caricare su un evento Gathmo. Il consenso viene registrato al momento del caricamento, ma non è collegato a una persona nominata. Questo significa che i media raccolti possono risultare meno attribuibili a persone specifiche, semplificando spesso gli obblighi sui dati.

Tre elementi rendono la raccolta foto in un evento conforme al GDPR: consenso acquisito prima del primo upload, dati personali conservati su infrastruttura UE e un processo chiaro per la cancellazione su richiesta. Ogni ospite deve essere informato di cosa viene raccolto e perché prima di contribuire. Foto, messaggi vocali e clip video sono tutti dati personali ai sensi del GDPR. Le richieste di cancellazione devono essere eseguite entro un mese di calendario. Gathmo copre questi tre requisiti per impostazione predefinita in ogni piano.

Non è automatico, ma crea un obbligo giuridico. Ai sensi del Capitolo V del GDPR, trasferire dati personali —incluse foto e registrazioni vocali di residenti UE— verso un Paese fuori dallo SEE richiede una base giuridica valida, in genere le Clausole Contrattuali Standard (SCC). Le piattaforme con sede negli USA possono essere conformi se le SCC sono incluse nel DPA. L’onere di verifica spetta all’host come titolare prima dell’uso, non alla semplice assunzione. Usare una piattaforma ospitata in UE come Gathmo elimina totalmente questo obbligo: i dati restano nello SEE dal primo upload alla cancellazione.

Una Data Processing Agreement (DPA) è un contratto tra il titolare del trattamento (tu, host dell’evento) e un processore (la piattaforma foto evento) che stabilisce quali dati vengono trattati, come sono protetti e cosa accade al termine dell’incarico. Ai sensi dell’art. 28 GDPR, una DPA è obbligatoria ogni volta che un titolare utilizza un processore per trattare dati personali. Per un evento privato domestico coperto dall’esenzione familiare, una DPA non è giuridicamente richiesta. Per eventi corporate, eventi di brand o qualsiasi evento gestito da un soggetto economico, una DPA con la piattaforma eventi è un obbligo legale. Gathmo fornisce una DPA ai sensi dell’art. 28 GDPR su richiesta per tutti i piani; la checklist di procurement spiega cosa chiedono di solito i team.

Inizia con il cluster pratico di conformità: GDPR per fotografi di eventi, media ospitati in UE, domande di sicurezza per eventi corporate, e come Gathmo gestisce la sicurezza. Queste pagine coprono il lato professionale: DPA, retention, moderatione, data residency e procurement del cliente.