Alternative zu EventPics: Was EU‑ansässige Unternehmen stattdessen berücksichtigen sollten

EventPics ist ein sinnvoller Einstieg für EU-Events. Es ist eines der wenigen Tools in diesem Markt, das Daten standardmäßig in der EU hostet, wird von einem europäischen Unternehmen geführt, Gäste laden ohne App hoch, und der Einstiegsplan ist kostenlos. Für eine einzelne interne Besprechung oder ein kleines Team-Event übernimmt es den Kernjob: Fotos per QR einsammeln, sie zentral halten, später herunterladen.

Aber der Begriff "Ausgangspunkt" ist entscheidend. In dem Moment, in dem ein EU-Unternehmen den Rahmen einer lockeren Feier verlässt — hin zu einer gebrandeten Konferenz, einem regelmäßigen Programm von Firmenevents, einem Reselling der Fotosammlung an Kundinnen und Kunden oder irgendetwas, das Beschaffungsprozesse durchlaufen muss — ändern sich die Anforderungen. Du brauchst Dinge, für die EventPics nicht gebaut wurde: dein eigenes Branding statt des Plattform-Brandings, eine unterzeichnete Auftragsverarbeitungsvereinbarung statt nur einer Datenschutzseite, Moderation, bevor Gästebeiträge live gehen, und ein Preismodell, das zu einem Unternehmen passt statt zu einem Hobby."

Dieser Leitfaden richtet sich an die Verantwortlichen für diese Entscheidung: Eventmanager, HR- und interne Kommunikationsteams sowie B2B-Reseller in der EU, die die Idee von EventPics mögen, aber glauben, sie seien darüber hinausgewachsen. Er vergleicht EventPics mit Anforderungen, die im B2B-Beschaffungsprozess oft zählen — Branding, Compliance-Unterlagen, Moderation und kommerzielle Passform — und zeigt anschließend die entsprechenden Gathmo-Produktfakten. Preise und Funktionen unten stammen von den jeweiligen Live-Seiten der Anbieter und wurden am 08.06.2026 erfasst; vor dem Kauf bitte erneut prüfen, da sich Preise ändern.

Was ist EventPics und wofür ist es gut?

EventPics (betreibt von Aigner Software e. U., einem österreichischen Unternehmen) ist ein QR-Code-Eventfoto-Tool mit einem wirklich nützlichen Kern. Gäste scannen einen Code und laden Fotos und Videos im Browser hoch — keine App-Installation und keine Gästerregistrierung, was die wichtigste Eigenschaft ist, um technisch weniger versierte Gäste tatsächlich teilnehmen zu lassen. EventPics bietet eine Live-Slideshow, unterstützt mehrsprachige Gästeoberflächen, erlaubt den Batch-Download als ZIP und speichert Daten in der EU – entscheidend, sobald die Personen auf euren Fotos identifizierbare Mitarbeitende oder Kundinnen und Kunden sind.

Das Abo ist monetarisierungspflichtig und in Euro berechnet: ein Free-Tier bei 0 €, dann speicherstufenbasierte Premium-Pläne à 4,99 €/Monat (10 GB), 9,99 €/Monat (25 GB), 14,99 €/Monat (50 GB), 19,99 €/Monat (100 GB), mit einem 200-GB-Plan zu 24,99 $/Monat nur im App Store (Stand Juni 2026). Für eine Einzelperson oder sehr kleine Teams, die gelegentlich ein Event mit geringem Aufwand für EU-Hosting wollen, ist das ein faires Angebot.

EventPics kann für einen privaten oder leichten Use Case eine gute Lösung sein. Ein Unternehmenskäufer hat in der Regel andere Anforderungen, daher bleiben im weiteren Vergleich die geschäftlichen Anforderungen im Fokus.

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Vier Gründe tauchen immer wieder auf und decken sich nahezu vollständig mit dem Unterschied zwischen einer Verbraucherlösung und einer Geschäftslösung.

1. Es gibt kein White-Label, und limitiertes Branding

Für ein Unternehmen ist die Galerie, die eure Gäste sehen, eine Markenfläche. Bei einer kundenorientierten Konferenz oder einem Kunden-Event untergräbt ein Album mit fremdem Produktnamen statt eurem Logo, euren Farben und idealerweise eurem eigenen Domain-Auftritt den Eindruck, dass ihr das Eventbudget in Qualität investiert habt. Für Agenturen ist es mehr als Kosmetik: wenn ihr Foto-Sammeldienste an eigene Kunden weiterverkauft, muss die Schicht hinter eure Marke verschwinden, sonst macht ihr euren Lieferanten auf jedem Bildschirm sichtbar.

EventPics bietet laut seinen eigenen veröffentlichten Features kein White-Label und keine Branding-Entfernung — seine Branding-Tiefe wird als „none“ angegeben und es gibt keine Option für eine eigene Domain. Das ist eine nachvollziehbare Entscheidung für ein Verbraucherprodukt. Für jede Firma oder Agentur, die die Erfahrung als eigene präsentieren muss, ist es ein echter Showstopper.

2. Die Beschaffungspapiere, die ein Einkaufsteam benötigt, fehlen

EU‑Hosting ist der Beginn einer Compliance‑Story, nicht deren Ende. Wenn ein externes Tool auf deine dokumentierten Weisungen hin Fotos deiner Mitarbeitenden und Gäste für dich verarbeitet, liegt eine Verantwortlicher‑zu‑Verarbeiter‑Beziehung vor, und Artikel 28(3) der DSGVO verlangt, dass sie durch eine verbindliche schriftliche Vereinbarung geregelt wird — eine Data Processing Agreement (DPA), die Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datentypen und Kategorien betroffener Personen sowie einen festgelegten Katalog an Verarbeitervorgaben enthält (Verarbeitung nur nach deinen Anweisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit gemäß Artikel 32, Bedingungen für Unterauftragnehmer, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung oder Rückgabe der Daten am Ende der Leistung und Vorlage für Audits).

Eine Datenschutzerklärung ist nicht dieser Vertrag. Für die Beschaffungs- oder Rechtsabteilung eines Großunternehmens bleibt bei der Aussage „Wir hosten in der EU“ ohne angebotenen AV-Vertrag das wichtigste Dokument unsigniert – und EventPics bewirbt keinen AV-Vertrag als Bestandteil seines Produkts. Die Speicherung in der EU ist hier real und wertvoll; sie ist nur nicht dasselbe wie die Unterlagen nach Artikel 28, die ein Geschäftskunde ablegen muss.

3. Es gibt keine Inhaltsmoderation

Bei einer öffentlich sichtbaren oder großen Unternehmensveranstaltung kann alles, was ein Gast hochlädt, auf einem gemeinsamen Bildschirm oder in einer Galerie landen, die deine Marke repräsentiert. Die meisten Unternehmen wollen ein Gate: die Möglichkeit, Inhalte vor dem Livegang zu prüfen und freizugeben, idealerweise mit automatisierter Vorabprüfung, um offensichtliche Probleme zu erkennen. Im Wettbewerberregister, erfasst am 2026-06-08, ist EventPics mit keiner KI-Moderation verzeichnet. Für ein internes Team-Event kann das ein akzeptables Risiko sein; für eine Photo-Wall auf der Keynote-Bühne vor Kunden ist ein ungefilterter Feed ein echtes operatives Risiko.

4. Das Modell passt zu einer Einzelperson, nicht zu einem Unternehmen

Das abonnierte, stufenweise Preismodell von EventPics ist auf die Menge aufgebaut, die eine einzelne Person speichert, nicht auf den Betrieb mehrerer Events durch Firma oder Agentur. Es gibt keinen Reseller- oder Agency-Tier, keinen Multi-Client-Workspace, keine kundenspezifische Domain pro Klient — genau die Bausteine, die ein Unternehmen braucht, um viele markenfähige Events für unterschiedliche Zielgruppen zu betreiben. Wenn du über dein erstes Event hinaus bist, beginnt die kommerzielle Form der Software, gegen dich zu arbeiten.

Keines davon ist ein Mangel für die Zielgruppe von EventPics. Es sind einfach die vier Dinge, die ein privates Tool von einem Unternehmens-Tier trennen — und die vier Gründe, warum EU-Unternehmen nach einer Alternative suchen.

EventPics vs. Gathmo: ein direkter Vergleich für EU-Unternehmen

Hier sehen Sie den Vergleich aus Sicht eines Käufers, der kaufentscheidend auf den Alltag achtet. Beide Tools laufen in der EU und erlauben Uploads ohne App und ohne Anmeldung — daher konzentriert sich die Tabelle auf die Unterschiede.

EventPics-Zahlen von eventpics.net; Gathmo-Zahlen aus der Produktspezifikation. Beide wurden am 2026-06-08 erfasst.

Zwei Ehrlichkeits-Hinweise zu Gathmo, denn ein Käufer sollte sie direkt hören. Gathmo bietet beim Start weder Gesichtserkennung/-suche noch RSVP — beides ist auf der Roadmap für Phase 2. Beim Fehlen der Gesichtssuche ist das für Käufer im Unternehmensumfeld sogar ein Vorteil: normale Galerien, die keine Gesichts-Templates erstellen, vermeiden die zusätzliche, gesonderte Einwilligungspflicht, die beim Face-Matching ausgelöst wird, weil ein Foto nach Art. 9 nur dann biometrische Daten ist, wenn es „durch ein spezifisches technisches Verfahren zur eindeutigen Identifizierung einer Person“ verarbeitet wird. Wenn dir heute die selfie-basierte Foto-Suche zwingend ist, sind weder EventPics noch Gathmo das richtige Werkzeug — und wir sagen das lieber jetzt.

Was sollte ein Unternehmen in der EU bei einer EventPics-Alternative wirklich prüfen?

Wenn du von EventPics wechselst oder aufrüstest, vergleiche Kandidaten anhand der Anforderungen, die dich überhaupt bewogen haben — nicht gegen abstrakte Feature-Listen. Eine praktische Checkliste:

1. Brand-Kontrolle, die zum Event passt. Kannst du dein Logo und deine Farben in der öffentlich sichtbaren Galerie platzieren — und für Kund:innen- oder Agentur-Nutzung deine eigene Domain, sodass das Tool nicht erkennbar ist? Entscheide, ob du kosmetisches Branding oder echtes White-Label brauchst, und prüfe, was der Anbieter tatsächlich anbietet (viele werben mit "Branding", das bei einem Logo-Wechsel endet).

1. Es geht beim Artikel 28 um Unterlagen, nicht nur um eine Datenschutzseite. Wird ein DPA angeboten und was enthält er? Bei wiederkehrender Nutzung oder im Enterprise-Einsatz: ist er enthalten statt nur auf Sonderanfrage? Bestätigen Sie, dass er die Hosting-Jurisdiktion und Sub-Processoren nennt, damit die Behauptung zur Datenspeicherung vertraglich abgesichert ist und nicht nur Marketingtext.

1. Ein Moderationsfilter. Kannst du Inhalte prüfen und freigeben, bevor sie angezeigt werden, idealerweise mit automatisierter Vorprüfung offensichtlicher Probleme? Das ist bei allem, was vor Kunden auf einem Screen projiziert wird, nicht verhandelbar.

1. Eine verifizierbare Residency statt nur eines Siegels. EU-Hosting sollte eine benannte Datenzentrums-Jurisdiktion, eine Liste von Unterauftragnehmern und eine Aussage zu Backup- und Log-Standorten bieten — nicht nur „europäische Server“ auf der Startseite. Fordern Sie das schriftlich an.

1. Ein Geschäftsmodell, das zu deiner Eventarbeit passt. Einmal-Event? Ein Preis pro Event kann ein Prepaid-Abo übertreffen. Ein Programm betreiben oder Kunden resellen? Dann brauchst du einen Agency/Reseller-Tier mit mehreren Kundenarbeitsbereichen und kundenseitigen Domains, den Consumer-Abos nicht bieten.

1. Der No-App-Upload-Flow bleibt erhalten. Was auch immer ihr wechselt: Bewahrt das, was EventPics richtig gemacht hat: Gäste laden im Browser hoch, ohne Installation und ohne Konto. Jeder Zusatzschritt mit App oder Registrierung senkt eure Teilnahmequote. (Die Smartphone-Penetration in Deutschland lag laut Prognose 2024 bei rund 97 %, daher erreicht ein browserbasierter QR-Fluss praktisch alle im Raum — dafür sollte man nicht auf den Kopf steigen.)

Teste jede Kandidat*in — einschließlich Gathmo — mit diesen sechs Punkten, dann ergibt sich die passende Lösung für eure Situation schnell.

WoGathmo passt

Gathmo behält die beiden Stärken von EventPics — EU-Datenresidenz und Upload ohne App/Signup — und ist auf genau jene vier Lücken zugeschnitten, die Unternehmen zu einer Alternative treiben.

Markenführung inklusive echtem White-Label. In den Event-Tarifen ist dein Album sauber und gebrandet; in den B2B-Abos (Studio, Agency, Enterprise) geht das White-Label bis zum Ende — eigene Domain je Kunde, euer Logo und Akzent, eure Marke auf allem, was der Gast sieht. Für eine Agentur ist das der Unterschied zwischen dem Wiederverkauf eines Produkts und dem Wiederverkauf eigener Leistung.

Die Compliance-Dokumente, die ein Beschaffungsteam braucht. Gathmos Datenresidenz ist in der EU mit Objektspeicher in der EU-Jurisdiktion und primärer Datenbank in Frankfurt, ergänzt durch Datenverarbeitungsverträge mit den Prozessoren. Ein DPA ist auf Anfrage für die pro-Event-Tiers erhältlich und ist in den B2B-Tarifen Studio, Agency und Enterprise enthalten. (Gemäß Art. 17 muss der Verantwortliche einen Löschantrag ohne unangemessene Verzögerung umsetzen und Art. 12(3) setzt eine Monatsfrist, verlängerbar um zwei Monate bei echten komplexen Fällen.) Die Aufbewahrung ist definiert und begrenzt — die Event-Tiers reichen von 30 Tagen bis zu einem Jahr nach Tier — genau der in Art. 5(1)(e) geforderte Speicherbegrenzer.

Eine Moderationsschranke. Gathmo betreibt KI-Vorsichtung (Hive) plus eine menschliche Freigabeliste, damit du entscheidest, was online geht — die Kontrolle, die ein unmoderierter Feed gerade bei Blick auf Kundschaft nicht bietet.

Ein Modell, das zu einem Unternehmen passt. Kaufe pro Veranstaltung, wenn das der Arbeitsablauf ist: Free / €29 / €69 / €89. Für wiederkehrende Programme sind die B2B-Tarife Studio €79/Monat, Agency €199/Monat, Enterprise ab €699/Monat. Der B2B-Jahresplan umfasst zehn bezahlte Monate und zwei Monate gratis. Die B2B-Tiers bringen Multi-Client-Workspaces, Domains pro Kunde und — bei Enterprise — SSO/SAML und API-Zugriff, den ein Consumer-Abo nicht bietet.

Und es geht über EventPics hinaus beim Gästeerlebnis: Sprachnachrichten sind in jedem Tarif verfügbar (mit automatischen Transkripten auf Grand und den B2B-Plänen), und der höchste Event-Tier kann einen echten Live-Stream auf den Schirm bringen, nicht nur eine Slideshow. Für ein kostenloses Album reicht EventPics’ Free Tier aus; für ein wiederkehrendes Unternehmens-Events-Programm werden dagegen Marke, Compliance und Skalierung entscheidend. Wenn du beim kostenlosen Tarif startest, stellt kostenlose Alternativen zu EventPics zusammen, was Gastgeber vergleichen sollten.