Gästeliste für die Hochzeit: Vorlage
Übernehmt die Struktur unten in eine beliebige Tabelle. Sie ist um die zwei Fragen gebaut, die eine Gästeliste das ganze Jahr beantworten muss: Wer ist eingeladen, und wer hat zugesagt?
Acht Spalten — und wofür jede da ist
Die meisten Vorlagen geben euch zwanzig Spalten, und ihr füllt sechs aus. Diese hier verdienen ihren Platz: Jede ist entweder eine Entscheidung, die ihr treffen werdet, oder eine Zahl, nach der eure Location fragt.
| 1 | Name | Eine Zeile pro Person, nie pro Paar. Sonst stimmen die Zahlen nicht mehr. |
| 2 | Seite / Gruppe | Wessen Gast das ist. Bestimmt den Sitzplan und später die Kürzung. |
| 3 | Stufe (A/B/C) | Die nützlichste Spalte überhaupt. Methode siehe unten. |
| 4 | Einladung raus | Ein Datum, kein Haken. Ihr wollt wissen, wen ihr wann erinnert. |
| 5 | Zusage | Ja / nein / keine Antwort. „Keine Antwort" ist ein echter Zustand und braucht einen eigenen Wert. |
| 6 | Begleitung | Eigene Spalte, keine Notiz. Das ist Personenzahl, und Personenzahl ist Geld. |
| 7 | Essen | Danach fragt der Caterer in einer Nachricht, meist mit zwei Tagen Vorlauf. |
| 8 | Adresse | Für Einladung und Dankeskarte. Einmal einsammeln, zweimal nutzen. |
Die A/B/C-Methode — warum die Liste danach aufhört zu wachsen
Jede Gästeliste ist am Anfang zu lang. Namen einzeln zu streichen ist langsam und persönlich; sie in drei Stufen zu sortieren ist schnell und umkehrbar — und macht aus der Kürzung eine Rechnung statt einer Diskussion.
A — ohne sie findet die Hochzeit nicht statt
Familie und die Menschen, die ihr bei jeder Neuigkeit zuerst anruft. Die sind eingeladen, egal welche Zahl am Ende steht.
B — ihr wollt sie dabeihaben, das Budget entscheidet
Freunde, weitere Familie, Kolleginnen und Kollegen, die ihr wirklich mögt. Diese Stufe passt ihr an, sobald die Location einen Preis pro Kopf nennt.
C — eingeladen, wenn Platz frei wird
Geht raus, sobald aus A und B Absagen kommen. Das ist nicht unhöflich, so arbeitet jede Planerin — schickt C früh genug, damit es nicht nach Nachrücken aussieht.
Vier Fehler, die echtes Geld kosten
- Paare als eine Zeile zählen. Eure Location zählt Personen, euer Caterer auch.
- „Keine Antwort" als Absage werten. Das ist die Gruppe, die trotzdem kommt.
- Begleitungen bis zuletzt offenlassen. Jede offene Begleitung ist ein Platz, den ihr bezahlt — oder ein Mensch, den ihr an der Tür abweist.
- Die Liste im Kopf oder Postfach einer Person führen. Zwei Leute sollten sie gleichzeitig öffnen können.
Fragen zur Gästeliste
Es gibt keinen verlässlichen Prozentsatz — das hängt von Anreisewegen, Vorlauf und Jahreszeit ab. Statt fremde Absagequoten zu übernehmen: A und B einladen, C nachrücken lassen, sobald Absagen kommen. Dann richtet sich die Liste nach eurer echten Rücklaufquote statt nach einer geschätzten.
Es zählt nur eine Frist: die Endzahl für den Caterer, meist ein bis zwei Wochen vor dem Tag. Rechnet von dort rückwärts, nicht vom Hochzeitsdatum.
Tabelle, außer ihr lebt ohnehin schon in einer Planungs-App. Die Liste muss von zwei Personen gleichzeitig zu öffnen sein, nach jeder Spalte sortierbar und exportierbar, wenn die Location sie in ihrem Format will. Das ist die Stellenbeschreibung einer Tabelle.
Gar nicht nötig. Ein geteiltes Album sammelt ein, was Gäste hochladen, ohne dass jemand eine Liste abhakt — und die Gäste, die nie etwas posten, haben meistens die Bilder, die ihr noch nicht kennt.
Für die Einladung nicht, für die Dankeskarten schon. Adressen beim Zusagen mit einzusammeln ist deutlich leichter, als ihnen in der Woche nach der Hochzeit hinterherzulaufen.
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