Wie lange soll man Gästefotos speichern? Aufbewahrungsdauer nach Tarif
Wie lange ein Event-Album verfügbar bleibt, hängt vom gewählten Plan ab, und es lohnt sich, die Stufen zu kennen — sowohl für die richtige Wahl als auch für realistische Erwartungen gegenüber Kund:innen. Bei den eventbasierten Plänen beträgt die Aufbewahrungsdauer 30 Tage im Free-Tier und bis zu einem Jahr im Top-Tier; mit jeder Stufe verlängert sich die Verfügbarkeitsdauer vor dem Entfernen.
Konkret: Der Free-Plan speichert ein Album 30 Tage lang; Essential (29 € pro Event) verlängert auf 90 Tage; Celebrate (69 €) auf sechs Monate (183 Tage); und Grand (89 €) auf ein Jahr (365 Tage). Nach dem Aufbewahrungszeitraum gibt es eine 14-tägige Karenzzeit, bevor die Daten endgültig gelöscht werden, aber das ist eine Sicherheitsreserve, auf die man sich nicht verlassen sollte. Die vollständige Staffelung steht auf der Preisseite.
Für einen Profi ist die Aufbewahrungsdauer ein Merkmal, das du Kunden erklären kannst — „Ihr Album bleibt monatelang online“ ist beruhigend — aber es darf nie dein Backup-Plan sein. Gewöhnliche Routine: Lade am Morgen nach dem Event das vollständige ZIP-Archiv in Originalqualität herunter. Mit den Originalen in der Hand wird die Aufbewahrungsfrist irrelevant dafür, ob Erinnerungen überleben; sie regelt nur, wie lange das bequeme Onlinealbum bequem verfügbar bleibt.
Die folgende Checkliste fasst die bewährten Maßnahmen zur Aufbewahrung zusammen, die du als Wiederverkäufer in deinen Ablauf einbauen solltest, damit weder du noch deine Kunden von einer ablaufenden Frist überrascht werden. Zum Compliance-Aspekt, warum es wichtig ist, Daten nicht länger als nötig zu speichern, siehe DSGVO für Eventfotografen.
Kurz zusammengefasst
- Kostenlos: 30 Tage Album · Essential 29 €: 3 Monate · Celebrate 69 €: 6 Monate · Grand 89 €: 1 Jahr
- Eine 14-tägige Kulanzphase schließt sich an das Fenster an – eine Reserve, kein Tarif
- Lade am Morgen nach jedem Event die ZIP-Datei in voller Auflösung herunter
- Teile die Aufbewahrungsfrist mit, damit Erwartungen klar sind
- Passe das Laufzeitfenster des Plans an die gewünschte Anzeigedauer des Albums an
Häufige Fragen
Gathmo bietet eine Audio-Gästebuch-Funktion in jedem Plan
Es ist ein Sicherheitspuffer nach dem Retentionsfenster des Tarifs, in dem das Album technisch abgelaufen ist, die Daten aber noch nicht endgültig entfernt wurden. Er verhindert versehentliche Verluste direkt am Stichtag, sollte aber nur als Puffer gesehen werden, nicht als Planbestandteil. Die verlässliche Vorgehensweise ist der Download des Full-Resolution-Archivs deutlich vor Ablauf der Retention, dann macht die Gnadenfrist keinen Unterschied.
Passe die Frist an die gewünschte Lebensdauer des Albums online an. Bei einem kleinen Event, bei dem Gäste schnell speichern, reicht möglicherweise das 30-Tage-Fenster im kostenlosen Tarif; für Hochzeit oder Meilenstein, zu dem der Kunde zurückkehrt, passt Celebrate mit sechs Monaten oder Grand mit einem Jahr besser. Denk daran: Die Aufbewahrungsfrist gilt nur für das Online-Album — lade immer die Originale herunter, die Wahl betrifft also Komfort und Kundenerwartung, nicht Datensicherheit.
Das Online-Album wird nach der Freigabezeit (plus 14-tägige Karenzzeit) entfernt, aber wenn du die ZIP mit Originalauflösung heruntergeladen hast, bleiben alle Originale dauerhaft erhalten. Deshalb ist die wichtigste Gewohnheit, das Archiv am Morgen nach der Veranstaltung herunterzuladen. Die Aufbewahrungsfrist bestimmt nur, wie lange das geteilte Komfortalbum online bleibt, nicht ob die Erinnerungen überleben — diese sind sicher, sobald die Originale bei dir sind.
Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden, deshalb sind definierte Aufbewahrungsfenster ein Compliance-Feature, nicht nur ein Tariffunkt. Als Profi ist es genau das, was datenschutzbewusste und kaufmännische Kunden hören wollen: sagen zu können, dass Gästemedien für eine bestimmte Zeit gespeichert und dann gelöscht werden — und dass Löschanfragen erfüllt werden. Die Retention-Ladder erlaubt eine passende Frist konsistent anzuwenden.
Ja. Setz die Erwartung klar von Anfang an: „Dein Album bleibt monatelang live, und ich gebe dir außerdem alle Originale zur Sicherung.“ Das wirkt professionell und verhindert später Überraschungen, wenn das Fenster schließt. Es positioniert die Übergabe der Originale zudem als Teil deiner Leistung. Klare Kommunikation zur Retention zeigt, dass ihr mit ihren Erinnerungen (und Daten) bewusst und sorgfältig umgeht.
Die Aufbewahrungsfrist gilt für das komplette Album — Fotos, Video und Sprache befinden sich im selben Album und unterliegen derselben Plan-Frist, und alle Inhalte sind enthalten, wenn du das ZIP in voller Auflösung herunterlädst. Daher gilt derselbe Grundsatz für alle Medientypen: Das Online-Album folgt der Retention-Leiter des Plans, und der Download des Archivs nach dem Event bewahrt alles dauerhaft, unabhängig von der Frist.
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